Microsoft 365 ist teurer geworden: Was KMU jetzt prüfen sollten

Seit dem 1. Juli 2026 gelten neue Listenpreise für die geschäftlichen Microsoft-365-Pläne. Betroffen sind viele Business-, Enterprise- und Frontline-Pläne, sowohl bei Neuabschlüssen als auch bei Vertragsverlängerungen. Für kleine und mittlere Unternehmen lohnt sich jetzt ein nüchterner Blick: Was ist konkret teurer geworden, was bekommt man dafür, und welche Stellschrauben bleiben, nachdem der Stichtag verstrichen ist.

Was sich zum 1. Juli 2026 geändert hat

Die Anpassung trifft die gängigen Geschäftspläne unterschiedlich stark. Die Einstiegspakete steigen prozentual am deutlichsten, während das für viele KMU besonders relevante Premium-Paket gleich bleibt.

• Microsoft 365 Business Basic: rund 17 Prozent teurer.
• Microsoft 365 Business Standard: rund 12 Prozent teurer.
• Microsoft 365 Business Premium: keine Preisänderung.

Auch im Enterprise-Umfeld hat Microsoft die Preise angezogen, etwa bei Office 365 E3 und E5 sowie Microsoft 365 E3 und E5. Dort reichen die Steigerungen von rund 5 Prozent (Microsoft 365 E5) bis etwa 13 Prozent (Office 365 E3). Office 365 E1 bleibt nach aktuellem Stand unverändert.

Ein Hinweis zu den Beträgen: Microsoft kommuniziert Listenpreise zunächst in US-Dollar; die verbindlichen Euro-Preise nennt Ihnen Ihr Cloud Solution Provider (CSP) mit dem Angebot. Deshalb nennen wir hier nur die prozentualen Veränderungen.

Zur Mechanik der Umstellung: Die neuen Preise greifen für Jahres- und für Monatsabonnements jeweils zur nächsten Verlängerung. Wer einen laufenden Jahresvertrag hat, zahlt bis zu dessen regulärer Verlängerung weiterhin den alten Preis. Genau darin liegt die praktische Nachricht: Viele Bestandsverträge laufen noch eine Weile zum bisherigen Satz, die Erhöhung kommt erst mit dem eigenen Verlängerungstermin an.

Was Microsoft dafür dazugibt

Microsoft begründet die Anpassung mit der laufenden Weiterentwicklung der Plattform in den Bereichen Sicherheit, Verwaltung und künstliche Intelligenz. Im Zuge der Umstellung werden bis voraussichtlich August 2026 zusätzliche Funktionen in verschiedene Pläne aufgenommen. Dazu zählen unter anderem ein erweiterter E-Mail-Schutz über Microsoft Defender für Office 365 Plan 1, zusätzliche Verwaltungs- und Sicherheitsfunktionen rund um Microsoft Intune sowie KI-Funktionen wie ein erweiterter Copilot Chat mit Zugriff auf Postfach und Kalender. Security Copilot ist in bestimmten Kontingenten für E5-Kunden vorgesehen.

Welche dieser Funktionen in welchem Plan tatsächlich ankommen, unterscheidet sich je nach Lizenz. Pauschal lässt sich sagen: Ein Teil des höheren Preises wird durch zusätzliche Sicherheits- und KI-Bausteine gegenfinanziert. Ob diese Bausteine für Ihr Unternehmen einen Mehrwert bedeuten oder ob Sie vergleichbare Funktionen bereits anderweitig abgedeckt haben, ist eine Frage des Einzelfalls.

Der Stichtag ist verstrichen: Was jetzt zählt

Wer seinen Vertrag noch vor dem 1. Juli 2026 verlängert oder neu abgeschlossen hat, behält den bisherigen Preis bis zur darauf folgenden Verlängerung. Diese Möglichkeit ist mit dem Stichtag entfallen. Der relevante Termin ist ab jetzt ein anderer: Ihre eigene nächste Vertragsverlängerung. Bis dahin zahlen Sie unverändert, danach gilt der neue Preis.

Das ist kein Grund zu überstürzten Entscheidungen, aber ein guter Anlass, die eigenen Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen zu kennen. Denn die Stellschraube liegt jetzt nicht mehr beim Zeitpunkt, sondern beim Inhalt: Wie viele Lizenzen laufen mit, und ist es jeweils der passende Plan? Wer diese Prüfung vor der eigenen Verlängerung macht, verhandelt nicht über einen Preis, den er nicht beeinflussen kann, sondern senkt die Summe über den Bestand.

Wie KMU ihre Lizenzkosten jetzt prüfen

Eine Preiserhöhung ist ein sinnvoller Anlass, den Lizenzbestand einmal gründlich zu durchleuchten. In der Praxis lassen sich Kosten oft ohne Funktionsverlust senken, einfach weil über die Jahre Lizenzen mitlaufen, die nicht mehr gebraucht werden. Sinnvolle Schritte sind:

• Bestand abgleichen: Stimmen die zugewiesenen Lizenzen noch mit den tatsächlichen Mitarbeitenden überein? Karteileichen ausgeschiedener Personen oder doppelt zugewiesene Pläne sind häufiger als gedacht.
• Plan passend wählen: Nicht jede Person braucht den gleichen Plan. Mitarbeitende ohne festen Arbeitsplatz, reine Postfachnutzer oder Schichtkräfte lassen sich häufig mit günstigeren oder spezialisierten Plänen abbilden.
• Sicherheit gegenrechnen: Da Business Premium preislich stabil bleibt und Sicherheitsfunktionen wie erweiterten Bedrohungsschutz und Geräteverwaltung enthält, kann dieser Plan im Vergleich an Attraktivität gewinnen. Ob sich ein Wechsel rechnet, hängt davon ab, welche Sicherheitsbausteine Sie heute schon separat einsetzen.
• Funktionen statt Bauchgefühl: Bevor ein höherwertiger Plan gebucht wird, lohnt der Blick, welche der neuen KI- und Security-Funktionen real genutzt werden. Bezahlte, aber ungenutzte Funktionen sind teurer als ein bewusst kleiner gehaltener Plan.

Ziel ist nicht, pauschal den günstigsten Plan zu wählen, sondern den passenden. Eine zu knappe Lizenz, die wichtige Schutzfunktionen weglässt, kann am Ende teurer werden als die eingesparte Differenz.

Beim Prüfen fällt oft auf, dass Mails noch woanders liegen: Was die halbe Migration wirklich kostet.

Neben den Lizenzen steht meist die zweite Frage im Raum: Was kostet IT-Betreuung für kleine Unternehmen wirklich?

Häufige Fragen

Bin ich von der Preiserhöhung überhaupt betroffen?

Das hängt von Ihrem Plan und Ihrem Vertrag ab. Viele Business- und Enterprise-Pläne sind teurer geworden, Microsoft 365 Business Premium und Office 365 E1 blieben nach aktuellem Stand unverändert. Bei laufenden Jahresverträgen greift der neue Preis erst zu Ihrer nächsten Verlängerung, bis dahin zahlen Sie unverändert weiter.

Kann ich mir den alten Preis noch sichern?

Nein, diese Möglichkeit bestand nur für Verträge, die vor dem 1. Juli 2026 abgeschlossen oder verlängert wurden. Solche Verträge behalten den bisherigen Preis noch bis zur darauf folgenden Verlängerung. Für alle anderen gilt: Das Sparpotenzial liegt jetzt nicht mehr im Zeitpunkt, sondern im Plan und in der Lizenzanzahl.

Lohnt sich jetzt ein Wechsel zu einem anderen Anbieter?

Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Ein Anbieterwechsel verursacht Aufwand für Migration, Schulung und neue Abläufe und sollte gegen die reine Preisdifferenz abgewogen werden. Häufig liegt das größere Sparpotenzial darin, den bestehenden Microsoft-365-Bestand sauber an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.

Was passiert, wenn ich nichts unternehme?

Dann gilt der neue Preis automatisch ab Ihrer nächsten Vertragsverlängerung. Es gehen keine Daten oder Funktionen verloren, die Kosten steigen jedoch entsprechend Ihres Plans. Wer seinen eigenen Verlängerungstermin kennt, kann vorher bewusst über Plan und Lizenzanzahl entscheiden, statt von der Anpassung überrascht zu werden.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH betreut kleine und mittlere Unternehmen bei Microsoft 365 und kennt die Lizenzpläne aus der täglichen Praxis. Vor Ihrer nächsten Vertragsverlängerung prüfen wir mit Ihnen gemeinsam, welche Pläne Sie heute einsetzen, ob der Bestand zur tatsächlichen Nutzung passt und ob sich ein Planwechsel für Sie lohnt. So treffen Sie eine Entscheidung auf Basis von Zahlen statt unter Zeitdruck. Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Lizenzsituation und nennen Ihnen eine klare Einschätzung. Mehr zu unseren Beratungsleistungen zur Microsoft-365-Lizenzierung und Managed Services finden Sie auf den jeweiligen Seiten.

Quellen

• Microsoft: Microsoft 365 Business- und Enterprise-Pläne, Preise
• Microsoft 365 Blog: Ankündigung der Preis- und Paketanpassungen