Voicemail als E-Mail mit Text: der Anrufbeantworter in der Teams-Telefonie

Verpassen Sie in Microsoft Teams einen Anruf und der Anrufer hinterlässt eine Nachricht, stellt Teams die Sprachnachricht als normale E-Mail in Ihr Postfach zu: mit der Aufnahme als Audiodatei im Anhang und einer automatischen Textabschrift im Nachrichtentext. Microsoft nennt die Funktion Cloud Voicemail. Sie ist für Teams-Nutzer automatisch eingerichtet, die Transkription ist standardmäßig aktiviert, und Deutsch gehört zu den unterstützten Sprachen. Sprachnachrichten lesen Sie damit zwischen zwei Terminen am Bildschirm, leiten sie wie jede E-Mail an Kollegen weiter und finden sie später über die Postfachsuche wieder. Das Abhören per Telefon entfällt.

Sprachnachricht als E-Mail: so funktioniert Cloud Voicemail

Cloud Voicemail speichert Nachrichten nicht in einer separaten Telefonanlage. Laut Microsoft Learn wird jede Voicemail als E-Mail mit angehängter Audiodatei direkt im Exchange-Postfach des Empfängers abgelegt, ergänzt um das Transkript, sofern es aktiviert ist. Sie sehen die Nachricht deshalb überall dort, wo Sie Ihre E-Mails lesen: in Outlook am PC, am Smartphone und zusätzlich in Teams im Bereich Anrufe, wo Sie die Aufnahme abspielen und den Anrufer direkt zurückrufen können. Ein Detail ist wichtig: Die Zustellung erfolgt vom Absender noreply@skype.voicemail.microsoft.com. Regeln oder Filter, die diese Adresse blockieren, verhindern die Zustellung von Voicemails. Wenn Sie Ihre Filter zentral verwalten, etwa im Rahmen der E-Mail-Sicherheit, gehört diese Adresse auf die Liste der erlaubten Absender.

Lesen statt abhören: das Transkript

In den Standardrichtlinien von Microsoft ist die Voicemail-Transkription aktiviert. Die Spracherkennung arbeitet laut Microsoft mit der Sprache, die in der Aufnahme erkannt wird. Deutsch (Deutschland) wird für die Transkription unterstützt, ebenso unter anderem Englisch, Französisch, Italienisch, Spanisch, Niederländisch und Portugiesisch. Standardmäßig aktiv ist auch die Übersetzung: Teams versucht, das Transkript in die bevorzugte Sprache des Empfängers zu übertragen, hilfreich bei fremdsprachigen Anrufern. Eine Nachricht darf in der Standardeinstellung bis zu fünf Minuten lang sein. Kommt keine Abschrift zustande, enthält die E-Mail laut Microsoft einen Hinweis, die Audioqualität habe für eine Transkription nicht ausgereicht; die Audiodatei bleibt trotzdem erhalten. Ihr Administrator steuert all das zentral über Voicemail-Richtlinien und kann die Transkription bei Bedarf für einzelne Benutzergruppen deaktivieren.

Weiterleiten, durchsuchen, dokumentieren

Weil jede Sprachnachricht eine E-Mail ist, stehen Ihnen die gewohnten Werkzeuge des Postfachs zur Verfügung. Sie leiten die Nachricht an die Kollegin weiter, die den Vorgang betreut, verschieben sie in den Projektordner oder markieren sie zur Nachverfolgung. Outlook kennzeichnet Voicemails laut Microsoft als eigenen Nachrichtentyp, sodass sich Regeln gezielt darauf anwenden lassen, etwa das automatische Einsortieren in einen Ordner. Die Postfachsuche findet auch den Text des Transkripts: Wer sich an einen Anruf zur Vertragsverlängerung erinnert, sucht nach dem Begriff, statt alte Aufnahmen abzuhören. Begrüßungsansage, Abwesenheitsansage und die Frage, wann Anrufe überhaupt zur Voicemail gehen, konfigurieren Sie selbst in den Teams-Einstellungen im Bereich Anrufe.

Voraussetzungen: das brauchen Sie dafür

Cloud Voicemail selbst erfordert laut Microsoft keine Teams Phone Lizenz und wird für Teams-Nutzer automatisch bereitgestellt. Zwei Voraussetzungen gibt es dennoch. Erstens ein Exchange-Postfach, in der Praxis Exchange Online aus Microsoft 365; E-Mail-Systeme anderer Anbieter unterstützt Cloud Voicemail nicht. Zweitens die Erreichbarkeit von außen: Damit Kunden Sie unter einer normalen Rufnummer anrufen können, benötigen Sie die Teams-Telefonie, also Teams Phone mit Rufnummer. Teams Phone ist je nach Microsoft-365-Plan als Zusatzlizenz zu buchen. Aufzeichnung und Transkription finden laut Microsoft innerhalb der Microsoft-365-Cloud statt.

Häufige Fragen

Ist das Transkript immer fehlerfrei?

Nein. Die Abschrift entsteht durch automatische Spracherkennung, die Qualität hängt von Aufnahme, Hintergrundgeräuschen und Aussprache ab. Kommt keine Abschrift zustande, weist die E-Mail darauf hin. Verbindlich bleibt die Audiodatei im Anhang, das Transkript dient der schnellen Orientierung.

Kann ich die Transkription abschalten?

Ja. Administratoren steuern die Funktion über Voicemail-Richtlinien im Teams Admin Center und können sie für einzelne Gruppen oder das ganze Unternehmen deaktivieren. Microsoft stellt dafür unter anderem eine vorkonfigurierte Richtlinie mit abgeschalteter Transkription bereit.

Funktioniert die Voicemail auch für eine zentrale Rufnummer?

Ja. Für automatische Telefonzentralen und Anrufwarteschleifen gibt es die geteilte Voicemail: Nachrichten landen samt Audiodatei und Transkript im Postfach einer Microsoft-365-Gruppe, sodass das ganze Team sie einsehen und bearbeiten kann.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Cloud-Telefonie mit Microsoft Teams gehört zu den Kernleistungen der High5Manufaktur GmbH. Wir prüfen Ihre Lizenzen, richten Rufnummern, Voicemail und Transkription passend zu Ihren Abläufen ein und betreuen Ihre Microsoft-365-Umgebung im Rahmen unserer IT-Flatrate dauerhaft. Kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe und bundesweit erreichen bei uns einen direkten Ansprechpartner statt einer anonymen Hotline.

Quellen

• Microsoft Learn: Set up Cloud Voicemail
• Microsoft Learn: Manage voicemail policies
• Microsoft Learn: Teams languages for voicemail greetings and messages
• Microsoft Learn: Manage Shared Voicemail
• Microsoft Support: Check your voicemail in Teams