E-Rechnung: Was die Pflicht für kleine Unternehmen wirklich bedeutet

Seit dem 1. Januar 2025 ist die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen in Deutschland Pflicht, zunächst beim Empfang. Viele kleine Betriebe haben das Thema als Buchhaltungsdetail abgetan und merken jetzt: Es betrifft Postfächer, Archivierung und Prozesse, also die IT.

Wer muss was, und ab wann

Die Regeln aus dem Wachstumschancengesetz, vereinfacht zusammengefasst:

• Seit 1. Januar 2025: Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine Zustimmung des Empfängers ist nicht mehr nötig, der Absender darf einfach elektronisch stellen.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz müssen E-Rechnungen auch versenden.
• Ab 1. Januar 2028: Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen im B2B-Geschäft.

Es gibt Ausnahmen, etwa für Kleinbeträge bis 250 Euro und steuerfreie Leistungen. Die verbindliche Einordnung für Ihren Betrieb gehört zu Ihrem Steuerberater; wir kümmern uns um die technische Seite.

Eingehende Rechnungen müssen außerdem revisionssicher aufbewahrt werden. Was dafür nötig ist, zeigt die Checkliste zur E-Mail-Archivierung für Kleinunternehmen.

Ein PDF ist keine E-Rechnung

Der häufigste Irrtum: "Wir schicken doch schon PDFs." Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann. In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reiner Datensatz ohne Ansichtsdatei, Standard vor allem bei öffentlichen Auftraggebern.
• ZUGFeRD: ein Hybrid, der ein normales PDF mit den strukturierten Daten kombiniert. Für Menschen lesbar, für Software verarbeitbar, und deshalb im Mittelstand beliebt.

Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Pflicht nicht.

Für Verträge und Angebote, die unterschrieben werden müssen, gibt es eSignature für Microsoft 365.

Was das für Ihre IT bedeutet

Drei Punkte entscheiden, ob die E-Rechnung bei Ihnen sauber läuft:

1. Der Empfangsweg. Es braucht eine verlässliche Adresse, an der E-Rechnungen ankommen, typischerweise ein zentrales Postfach wie rechnung@ihrefirma.de, als geteiltes Postfach statt an eine einzelne Person gebunden. So geht keine Rechnung im Urlaub unter.

2. Die Archivierung. E-Rechnungen sind steuerlich relevante Dokumente und müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden, das strukturierte Format eingeschlossen. Ein Ordner auf dem Desktop genügt dafür nicht. Eine revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails deckt den Empfangsweg per E-Mail sauber ab.

3. Die Software. Ihr Rechnungsprogramm sollte E-Rechnungen lesen und, spätestens mit Blick auf 2027/2028, auch erstellen können. Die meisten aktuellen Programme beherrschen das; bei älteren Lösungen lohnt der Blick jetzt, nicht erst zum Stichtag.

Wer Rechnungen bisher per Fax verschickt oder empfängt, klärt das am besten gleich mit: Wie sicher Fax heute ist und was es im Büro ersetzt.

Häufige Fragen

Gilt eine Rechnung im PDF-Format als E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931, den Software automatisch verarbeiten kann. In Deutschland sind vor allem XRechnung (ein reiner Datensatz ohne Ansichtsdatei) und ZUGFeRD (ein Hybrid aus normalem PDF und strukturierten Daten) verbreitet. Ein einfaches PDF ohne strukturierte Daten erfüllt die Pflicht nicht.

Ab wann müssen kleine Unternehmen E-Rechnungen versenden?

Empfangen und verarbeiten können muss seit dem 1. Januar 2025 jedes Unternehmen. Die Versandpflicht kommt gestaffelt: ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab dem 1. Januar 2028 für alle Unternehmen im B2B-Geschäft. Ausnahmen gibt es etwa für Kleinbeträge bis 250 Euro und steuerfreie Leistungen; die verbindliche Einordnung für Ihren Betrieb gehört zu Ihrem Steuerberater.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

E-Rechnungen sind steuerlich relevante Dokumente und müssen im Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden, das strukturierte Format eingeschlossen. Ein Ordner auf dem Desktop genügt dafür nicht. Für Rechnungen, die per E-Mail eingehen, übernimmt das eine revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung der E-Mails.

Pragmatisch umsetzen statt aufschieben

Die gute Nachricht: Für die meisten kleinen Unternehmen ist die Umstellung kein Großprojekt, sondern eine Frage von sauber eingerichteten Bausteinen, die ohnehin zur ordentlichen IT gehören: ein geregeltes Rechnungspostfach, eine GoBD-konforme Archivierung und aktuelle Software. Wir richten diese Bausteine ein und sorgen dafür, dass sie zusammenspielen, damit die nächste Betriebsprüfung die E-Rechnung als Pluspunkt sieht, nicht als Baustelle.

Unsicher, wo Ihr Betrieb steht? Im kostenlosen Erstgespräch klären wir es gemeinsam.

Dieser Beitrag bietet allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Was im Einzelfall für Ihr Unternehmen gilt, klären Sie am besten mit Ihrer Steuer- oder Rechtsberatung.