eSignature für Microsoft 365: PDFs digital unterschreiben

Verträge, Angebote und Formulare unterschreiben gehört in vielen Unternehmen zum Alltag. Bisher hieß das oft: ausdrucken, unterschreiben, einscannen, zurückschicken. Mit eSignature für Microsoft 365 lässt sich dieser Weg deutlich verkürzen.

Was ist eSignature für Microsoft 365?

eSignature ist die Funktion, mit der sich PDF-Dokumente innerhalb der Microsoft-365-Welt elektronisch unterschreiben lassen. Neu ist, dass Unterzeichner ihre Unterschrift nicht nur tippen, sondern auch handschriftlich per Stift, Touch oder Maus setzen können, näher an der gewohnten Unterschrift auf Papier.

Was das im Alltag spart

• Angebote und Formulare direkt digital freigeben, ohne Drucker und Scanner.
• Kürzere Wege bei Freigaben und Rücksendungen.
• Dokumente bleiben sauber im Microsoft-365-Umfeld abgelegt.

Muss am Inhalt vorher noch etwas geändert werden, hilft PDF in Word bearbeiten.

Was kostet eSignature? Lizenz und Voraussetzungen

Wichtig, und oft übersehen: eSignature ist nicht automatisch in Microsoft 365 Business enthalten. Die Nutzung setzt eine Verknüpfung mit einem Azure-Abo und eine Abrechnung nach Verbrauch (Pay-as-you-go) voraus sowie eine Einrichtung durch die Administration. Vor dem Einsatz sollten Sie daher Verfügbarkeit und Kosten prüfen.

Rechtliche Form beachten

Eine einfache elektronische Signatur ist nicht in jedem Fall mit jeder Unterschrift gleichzusetzen. Ob sie ausreicht, hängt vom jeweiligen Dokument ab. Bei rechtlich sensiblen Unterlagen sollten Sie die nötige Form vorab klären, im Zweifel mit rechtlicher Beratung.

Häufige Fragen

Ist eSignature in Microsoft 365 Business Standard enthalten?

Nein. Es setzt eine Azure-Abrechnung nach Verbrauch und eine Einrichtung durch die Administration voraus.

Kann ich handschriftlich unterschreiben?

Ja, zusätzlich zur getippten Signatur ist die handschriftliche Unterschrift per Stift, Touch oder Maus möglich.

Ist eine digitale Unterschrift rechtsgültig?

Das hängt vom Dokument und der erforderlichen Signaturform ab. Für viele alltägliche Freigaben reicht die einfache elektronische Signatur, bei sensiblen Verträgen ist die Form vorab zu prüfen.

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