Microsoft 365 für KMU: 5 Einstellungen, die Sie sofort machen sollten

Microsoft 365 (früher Office 365) optimal nutzen heißt für KMU: E-Mail, Teams, Dateien und Kalender, also die Grundlage der täglichen Arbeit, sicher und sinnvoll einrichten. Was viele nicht wissen: Nach dem Kauf ist die Umgebung weder automatisch sicher noch optimal eingerichtet. Mit diesen fünf Einstellungen holen Sie deutlich mehr heraus.

1. Mehr-Faktor-Anmeldung aktivieren

Die wichtigste Einstellung überhaupt. Sie verhindert, dass ein gestohlenes Passwort ausreicht, um in Ihr Postfach zu kommen. Für alle Konten aktivieren, ohne Ausnahme.

2. E-Mail-Sicherheit einrichten

Microsoft Defender und eine vorgeschaltete E-Mail-Sicherheit filtern Phishing und Spam wirksam. So landen die meisten gefährlichen Nachrichten gar nicht erst im Postfach.

Wer einzelne Nachrichten zusätzlich verschlüsseln will, braucht Zertifikate: S/MIME in Outlook.

3. Geräte zentral verwalten

Mit Microsoft Intune richten Sie Notebooks und Smartphones einheitlich ein, verschlüsseln sie und können sie im Verlustfall aus der Ferne sperren. Gerade bei mobilem Arbeiten unverzichtbar.

4. Cloud Backup ergänzen

Microsoft sichert Ihre Daten nur eingeschränkt. Ein eigenes Backup für E-Mails, SharePoint und OneDrive schützt Ihre Daten zusätzlich, auch im Fall eines Fehlers oder Angriffs.

5. Lizenzen prüfen

Oft sind zu viele oder die falschen Lizenzen im Einsatz. Eine kurze Prüfung kann bares Geld sparen und sorgt dafür, dass jeder genau die Funktionen hat, die er braucht.

Häufige Fragen

Ist Office 365 dasselbe wie Microsoft 365?

Ja. Microsoft hat Office 365 im Jahr 2020 in Microsoft 365 umbenannt; die Business-Pläne heißen seitdem Microsoft 365 Business Basic, Standard und Premium. Funktionen und Verwaltung sind identisch, geändert hat sich nur der Name.

Welche der fünf Einstellungen bringt am meisten Sicherheit?

Die Anmeldung mit zweitem Faktor. Sie sorgt dafür, dass ein gestohlenes Passwort allein nicht mehr ausreicht, um in Ihr Postfach zu kommen. Aktivieren Sie sie deshalb für alle Konten, ohne Ausnahme.

Reicht die Datensicherung von Microsoft nicht aus?

Nein, Microsoft sichert Ihre Daten nur eingeschränkt. Ein eigenes Cloud Backup für E-Mails, SharePoint und OneDrive schützt Ihre Daten zusätzlich, auch im Fall eines Fehlers oder eines Angriffs. Ergänzen Sie Ihre Lizenz deshalb um ein eigenes Backup.

Fazit

Microsoft 365 entfaltet seinen Wert erst mit der richtigen Einrichtung. Wir übernehmen das für Sie, von der Einrichtung von Microsoft 365 bis zur laufenden Betreuung. Im kostenlosen Erstgespräch klären wir, was bei Ihnen sinnvoll ist.