Microsoft To Do: aus E-Mails Aufgaben machen und den Tag mit Mein Tag planen

Jede E-Mail, die Sie in Outlook mit einer Kennzeichnung versehen, kann automatisch als Aufgabe in Microsoft To Do erscheinen. Nötig ist dafür nur eine einmalige Einstellung: In den To-Do-Einstellungen aktivieren Sie die Liste „Gekennzeichnete E-Mail". Ab dann sammeln sich E-Mail-Aufgaben und selbst angelegte Aufgaben an einem Ort, und mit der Ansicht „Mein Tag" wählen Sie jeden Morgen aus, was heute wirklich ansteht. To Do ist Bestandteil von Microsoft 365, eine zusätzliche Lizenz brauchen Sie dafür nicht.

Das Postfach ist keine Aufgabenliste

Viele Geschäftsführer und Mitarbeitende steuern ihren Tag über den Posteingang: Was oben steht, wird bearbeitet. Aufgaben stecken dann in E-Mail-Verläufen, wichtige Punkte rutschen nach unten, und der Überblick entsteht jeden Morgen neu im Kopf. Eine Aufgabenliste trennt die beiden Fragen, die ein Postfach ständig vermischt: Was ist neu? Und was muss ich tun?

Zum ruhigen Arbeiten gehört die zweite Hälfte: Benachrichtigungen in Teams bändigen.

So werden aus E-Mails Aufgaben

Öffnen Sie Microsoft To Do im Browser, in der App oder direkt in Outlook und aktivieren Sie in den Einstellungen im Abschnitt „Verbindungen" die gekennzeichnete E-Mail; alternativ wählen Sie im Listenmenü „Gekennzeichnete E-Mail erstellen". Laut Microsoft-Support übernimmt To Do beim Aktivieren die 100 zuletzt gekennzeichneten E-Mails aus den letzten 30 Tagen, danach wird jede neu gekennzeichnete Nachricht automatisch zur Aufgabe.

Der Aufgabenname entspricht dem Betreff der E-Mail, die Detailansicht zeigt eine Textvorschau, und über „In Outlook öffnen" springen Sie jederzeit zur ursprünglichen Nachricht zurück. Die Aufgabe selbst behandeln Sie wie jede andere: umbenennen, Fälligkeitsdatum und Erinnerung setzen, als wichtig markieren oder in „Mein Tag" aufnehmen.

Mein Tag: aus 80 offenen Punkten wird ein Tagesplan

Wer konsequent sammelt, hat schnell 80 offene Punkte in seinen Listen. Genau dafür gibt es „Mein Tag": Die Liste setzt sich laut Microsoft-Support über Nacht zurück und ist jeden Morgen leer. Über das Glühbirnensymbol blendet To Do Vorschläge ein, darunter fällige Aufgaben und alles, was gestern liegen geblieben ist. Aus diesen Vorschlägen und Ihren Listen stellen Sie in wenigen Minuten einen realistischen Tagesplan zusammen.

Was Sie nicht schaffen, geht nicht verloren: Die Aufgabe bleibt in ihrer Liste bestehen und taucht am nächsten Tag wieder in den Vorschlägen auf. So beginnt jeder Arbeitstag mit einer bewussten Auswahl statt mit einer endlos wachsenden Liste.

Sobald mehrere Personen an denselben Aufgaben arbeiten, passt Microsoft Planner besser.

To Do direkt in Outlook nutzen

Sie müssen dafür kein weiteres Programm offen halten. Im neuen Outlook für Windows und in Outlook im Web erreichen Sie To Do über das eigene Symbol im linken Navigationsbereich, inklusive der intelligenten Listen „Mein Tag", „Wichtig", „Geplant" und „Gekennzeichnete E-Mails". Auch das Ziehen einer Nachricht in den Aufgabenbereich erstellt laut Microsoft-Support eine Aufgabe. Da alles über Ihr Microsoft-365-Konto synchronisiert wird, steht dieselbe Liste auch in der Smartphone-App bereit.

Auch die Kontakte bekommen in Outlook im Web ein neues Zuhause: der People Hub.

Voraussetzungen und Grenzen

Die Verbindung zwischen Outlook und To Do setzt ein von Microsoft gehostetes Postfach voraus, wie es in den Microsoft-365-Business-Plänen enthalten ist. Gekennzeichnete E-Mails aus freigegebenen Ordnern und freigegebenen Postfächern werden laut Microsoft-Support nicht unterstützt, es zählt nur Ihr eigenes Postfach. Außerdem bleibt To Do ein persönliches Werkzeug: Für Teamaufgaben mit Zuweisung und Status ist Microsoft Planner die passende Ergänzung.

Häufige Fragen

Warum erscheinen meine gekennzeichneten E-Mails nicht in To Do?

Meist ist die Liste schlicht nicht aktiviert: In den To-Do-Einstellungen muss im Abschnitt „Verbindungen" die gekennzeichnete E-Mail eingeschaltet sein. Prüfen Sie außerdem, ob Sie die Nachricht im eigenen Postfach gekennzeichnet haben, denn freigegebene Postfächer werden nicht unterstützt.

Was passiert mit Aufgaben, die ich in Mein Tag nicht erledige?

Sie verschwinden über Nacht aus „Mein Tag", bleiben aber in ihren Listen erhalten und erscheinen am Folgetag in den Vorschlägen. Es geht also nichts verloren, Sie entscheiden nur jeden Morgen neu über die Reihenfolge.

Brauche ich für Microsoft To Do eine zusätzliche Lizenz?

Nein. To Do gehört zu Microsoft 365 und wird mit Ihrem vorhandenen Geschäftskonto genutzt, im Browser, in Outlook und als App. Voraussetzung für die E-Mail-Verbindung ist lediglich ein von Microsoft gehostetes Postfach.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Die High5Manufaktur GmbH richtet Microsoft 365 für kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe so ein, dass die enthaltenen Werkzeuge im Alltag tatsächlich genutzt werden. Wir aktivieren die sinnvollen Einstellungen, schulen Ihr Team im Umgang mit Aufgaben und Tagesplanung und übernehmen auf Wunsch die laufende Betreuung Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Was zu einer sauberen Exchange-Online-Einrichtung gehört, besprechen wir gern in einem kurzen Erstgespräch.

Quellen

• Verwenden von Microsoft To Do mit gekennzeichneten E-Mails (Microsoft Support)
• Mein Tag und Vorschläge (Microsoft Support)
• Verwalten von Aufgaben mit To Do in Outlook (Microsoft Support)