Neuer People Hub in Outlook im Web: Was sich bei den Kontakten für KMU ändert

Outlook im Web bekommt einen frischen Anstrich für die Kontaktverwaltung: Microsoft löst die bisherige Kontakte-Ansicht durch eine überarbeitete Version des sogenannten People Hub ab. Für kleine und mittlere Unternehmen, die Microsoft 365 Business Basic oder Standard nutzen, ist das relevant, weil die Änderung automatisch bei allen Beschäftigten ankommt, die Outlook im Browser öffnen. Wir erklären, was neu ist, wann es kommt und worauf Sie achten sollten.

Was ist der neue People Hub in Outlook im Web?

Der People Hub ist die Kontakte-Ansicht in Outlook im Browser, also dort, wo Sie Adressen, Telefonnummern und Visitenkarten Ihrer Geschäftspartner pflegen. Microsoft hat diese Ansicht laut der offiziellen Mitteilung im Microsoft-365-Message-Center (Eintrag MC1199768) grundlegend überarbeitet. Statt der bisherigen Oberfläche erhalten Sie eine moderne, mehrspaltige Darstellung mit einer schnelleren Suche und einer aufgeräumten Bedienung.

Drei Punkte sind für den Arbeitsalltag besonders praktisch:

• Einheitliche Personenansicht: Alle Informationen zu einem Kontakt erscheinen gebündelt an einer Stelle.
• Automatisches Zusammenführen von Dubletten: Doppelte Einträge zur selben Person werden selbstständig verknüpft, sodass Ihre Kontaktliste übersichtlicher bleibt.
• Angereicherte Kontakte: Wo verfügbar, ergänzt Outlook die Einträge um Profilinformationen aus Ihrer Organisation, etwa Abteilung oder Position.

Wichtig: Dabei handelt es sich um eine reine Komfort- und Such-Verbesserung. Künstliche Intelligenz oder eine Copilot-Lizenz sind dafür nicht nötig. Die Funktion ist Teil der normalen Outlook-Web-Oberfläche, die in Microsoft 365 Business Basic und Standard enthalten ist.

Wann kommt die Umstellung und muss die IT etwas tun?

Die neue Kontaktverwaltung wird automatisch verteilt. Nach Angaben von Microsoft müssen Administratoren nichts aktivieren, die Funktion ist standardmäßig eingeschaltet, und alle Nutzerinnen und Nutzer werden ohne Zutun auf die neue Oberfläche umgestellt. Der weltweite Start wurde allerdings mehrfach verschoben. Wie das IT-Portal Neowin berichtet, hat Microsoft den Termin für die allgemeine Verfügbarkeit erneut nach hinten gelegt; die jüngste Planung im Message-Center nennt einen Rollout etwa ab Mitte 2026.

Ein Detail sollten Sie kennen: Mit der Umstellung entfernt Microsoft den Schalter, mit dem man bisher zur alten Kontakte-Ansicht zurückwechseln konnte. Ein Zurück zur gewohnten Oberfläche ist danach also nicht mehr vorgesehen. Microsoft selbst empfiehlt deshalb, Mitarbeitende auf die neue Kontakte-Oberfläche vorzubereiten und interne Dokumentationen oder Anleitungen anzupassen, falls darin noch die alte Ansicht beschrieben ist.

Aus Sicht von Datenschutz und Compliance ist die Änderung unkritisch: Laut Microsoft entstehen durch die Umstellung keine zusätzlichen Compliance-Anforderungen. Wer ohnehin überlegt, seine Microsoft-365-Konfiguration sauber aufzustellen, findet in unserem Überblick zu den wichtigsten Microsoft-365-Einstellungen weitere Hinweise.

Was bedeutet das konkret für KMU?

Für die meisten Betriebe ist der Aufwand gering, der Nutzen aber spürbar. Eine schnellere Suche und das automatische Zusammenführen von Dubletten sparen Zeit, gerade wenn über die Jahre viele doppelte Kontakte entstanden sind. Da die Umstellung automatisch erfolgt, lohnt sich vor allem eine kurze interne Information: Weisen Sie Ihr Team rechtzeitig darauf hin, dass sich die Kontakte-Ansicht ändert und ein Zurückwechseln nicht mehr möglich sein wird. So vermeiden Sie Rückfragen und Irritationen am Tag der Umstellung.

Wenn Sie solche Microsoft-365-Änderungen nicht selbst im Blick behalten möchten, übernehmen wir das im Rahmen unserer IT-Flatrate für Sie.

Zu den Kontakten gehören auch Zertifikate: S/MIME-Zertifikate in Kontakten speichern.

Häufige Fragen

Betrifft die Änderung auch die Outlook-App auf dem Desktop?

Die beschriebene Neuerung bezieht sich auf Outlook im Web, also die Browser-Version. Das klassische und das neue Outlook für Windows haben eine eigene Kontaktverwaltung. Wer Outlook im Browser nutzt, ist von der Umstellung am direktesten betroffen.

Gehen meine bestehenden Kontakte verloren?

Nein. Ihre Kontakte werden automatisch in die neue Ansicht übernommen. Doppelte Einträge zur selben Person werden dabei zusammengeführt, gelöscht wird nichts. Die Umstellung betrifft die Darstellung und Suche, nicht den Bestand Ihrer Daten.

Können wir bei der alten Ansicht bleiben?

Auf Dauer nicht. Microsoft entfernt mit dem Rollout den Schalter, mit dem sich bisher zur bisherigen Kontakte-Ansicht zurückkehren ließ. Eine kurze Einweisung Ihres Teams ist deshalb sinnvoller als der Versuch, die Umstellung aufzuschieben.

So unterstützt Sie die High5Manufaktur GmbH

Als IT-Dienstleister für KMU im Raum Karlsruhe behält die High5Manufaktur GmbH (H5M) Änderungen an Microsoft 365 für Sie im Blick und bereitet Ihr Team rechtzeitig darauf vor. Wir prüfen Ihre Konfiguration, informieren Ihre Mitarbeitenden verständlich über anstehende Neuerungen und sorgen dafür, dass Updates ohne Reibungsverluste ankommen. Wenn Sie Ihre Microsoft-365-Umgebung sauber aufstellen oder die laufende Betreuung abgeben möchten, vereinbaren Sie gern ein unverbindliches Erstgespräch. Weitere Praxistipps rund um Microsoft 365 finden Sie fortlaufend in unserem Blog. Was unsere Microsoft 365 Betreuung umfasst, steht auf der Leistungsseite.

Quellen

• Microsoft 365 Message Center, MC1199768: Outlook, New and improved People Hub on Web
• Neowin: Microsoft delays Outlook Web People Hub rollout again