ICS-Datei in Outlook importieren und exportieren: so geht es im neuen und im klassischen Outlook

Die kurze Antwort zum Importieren: Im klassischen Outlook für Windows genügt ein Doppelklick auf die ICS-Datei; der Termin öffnet sich in einem eigenen Fenster und landet mit „Speichern und schließen" im Kalender, alternativ über Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren. Im neuen Outlook übernehmen Sie einen per E-Mail erhaltenen Termin direkt am Anhang mit „Zum Kalender hinzufügen"; eine gespeicherte ICS-Datei importieren Sie über Kalender → Kalender hinzufügen → Aus Datei hochladen oder ziehen sie in die Kalenderansicht.

Und zum Exportieren: Im klassischen Outlook speichern Sie einen einzelnen Termin über Datei → Speichern unter im iCalendar-Format, mehrere Termine oder den ganzen Kalender über Datei → Kalender speichern. Im neuen Outlook gibt es bisher keinen Export als Datei; den ganzen Kalender bekommen Sie dort als ICS-Datei, indem Sie ihn über die Einstellungen veröffentlichen und die Datei über den ICS-Link herunterladen.

Dass das neue Outlook ICS-Dateien inzwischen ähnlich selbstverständlich verarbeitet wie das klassische, ist eine Neuerung aus dem Frühjahr 2026. Microsoft hat dafür im April 2026 zwei Einträge in die Microsoft-365-Roadmap aufgenommen. Die ICS-Vorschau (Roadmap-ID 560534) zeigt Termine aus einer ICS-Datei vor dem Import an, beim Ziehen in den Kalender, beim Hochladen über „Kalender hinzufügen" und bei ICS-Anhängen in E-Mails; laut Roadmap wird sie seit Mai 2026 ausgerollt. Das Speichern eines Termins als ICS-Datei (Roadmap-ID 560533) war für denselben Monat angekündigt und stand im September 2026 noch auf „in Entwicklung". Weil Microsoft Neuerungen im neuen Outlook serverseitig verteilt, kann eine Funktion in Ihrem Konto schon da sein oder noch fehlen; eine zusätzliche Lizenz ist nicht nötig, auch kein Copilot.

ICS-Datei importieren: neues Outlook

Das neue Outlook für Windows und Outlook im Web teilen sich die Oberfläche, die Schritte sind deshalb identisch.

• ICS-Datei aus einer E-Mail: Klicken Sie den Anhang mit der rechten Maustaste an oder öffnen Sie das Menü am Anhang und wählen Sie „Zum Kalender hinzufügen". Outlook zeigt den Termin zunächst in einer Vorschau; prüfen Sie Datum, Uhrzeit und Zeitzone und übernehmen Sie ihn dann.
• Gespeicherte ICS-Datei: Wechseln Sie in den Kalender und klicken Sie auf „Kalender hinzufügen", dann auf „Aus Datei hochladen" und „Durchsuchen". Wählen Sie die ICS-Datei aus, legen Sie im Auswahlfeld fest, in welchen Ihrer Kalender die Termine sollen, und klicken Sie auf „Importieren". Das funktioniert für eine Datei mit einem einzelnen Termin genauso wie für eine Kalenderdatei mit vielen Terminen.
• Ziehen: Ziehen Sie die Datei aus dem Explorer in die Kalenderansicht. Mit der ICS-Vorschau erscheint der Termin zunächst zur Kontrolle und wird erst mit Ihrer Bestätigung eingetragen. Erscheint stattdessen eine Fehlermeldung, ist die Vorschau in Ihrem Konto noch nicht angekommen; nehmen Sie dann den Weg über „Kalender hinzufügen".

Einen Import-/Export-Assistenten wie im klassischen Outlook gibt es im neuen Outlook nicht, „Aus Datei hochladen" ersetzt ihn.

ICS-Datei importieren: klassisches Outlook

• Doppelklick: Ist das klassische Outlook als Standardprogramm für ICS-Dateien eingetragen, öffnet ein Doppelklick den Termin in einem eigenen Fenster. Mit „Speichern und schließen" wandert er in Ihren Kalender. Enthält die Datei mehrere Termine, fragt Outlook, ob es sie als eigenen Kalender öffnen („Als neu öffnen") oder in Ihren Kalender übernehmen soll („Importieren").
• Assistent: Wählen Sie Datei → Öffnen und Exportieren → Importieren/Exportieren, dann „iCalendar- (ICS) oder vCalendar-Datei (VCS) importieren", klicken Sie auf Weiter, wählen Sie die Datei aus und bestätigen Sie mit OK. Danach haben Sie dieselbe Wahl: „Als neu öffnen" legt die Datei als zusätzlichen Kalender neben Ihrem an, „Importieren" trägt die Termine in Ihren Kalender ein.
• Ziehen: Ziehen Sie die ICS-Datei aus dem Explorer auf den Kalender im Navigationsbereich von Outlook oder direkt in die Kalenderansicht; Outlook legt den Termin an.
• Als eigenen Kalender öffnen: Datei → Öffnen und Exportieren → „Kalender öffnen" zeigt eine ICS-Datei als separaten Kalender neben Ihrem eigenen an, ohne Ihre Termine zu verändern. Das ist praktisch, um fremde Termine nur zum Abgleich einzublenden.

Mehrere Termine auf einmal (ICS-Kalenderdatei abonnieren oder importieren)

Eine ICS-Datei kann einen einzelnen Termin oder einen ganzen Kalender enthalten. Beim Import übernimmt Outlook alle enthaltenen Termine auf einmal; sie sind danach eine Momentaufnahme und aktualisieren sich nicht mehr, auch wenn der Herausgeber die Datei später ändert. Wer Termine laufend aktuell halten will, abonniert den Kalender stattdessen über seine Internetadresse: im neuen Outlook und in Outlook im Web über „Kalender hinzufügen" → „Im Web abonnieren", im klassischen Outlook über Start → „Kalender öffnen" → „Aus dem Internet". Abonnierte Kalender aktualisiert Outlook laut Microsoft im Regelfall etwa alle sechs Stunden; bis Änderungen ankommen, kann es aber auch länger als 24 Stunden dauern.

Zwei fertige Kalenderdateien gibt es von uns: Alle Microsoft-Patchday-Termine als ICS-Datei und alle Support-Enden als Kalender. Beide enthalten ganztägige Einträge, die Ihre Zeit nicht blockieren, und lassen sich mit den Schritten oben in einem Rutsch importieren.

ICS-Datei aus Outlook exportieren

Beim Exportieren unterscheiden sich die beiden Outlook-Versionen deutlich. Das klassische Outlook speichert Termine und Kalender direkt als ICS-Datei, das neue Outlook kann das bisher nicht und braucht einen Umweg.

Einzelnen Termin exportieren

• Klassisches Outlook: Öffnen Sie den Termin und wählen Sie Datei → Speichern unter. Stellen Sie als Dateityp „iCalendar-Format (*.ics)" ein und speichern Sie. Die Datei lässt sich als Anhang verschicken; Empfänger übernehmen sie in Outlook, Apple Kalender oder Google Kalender.
• Neues Outlook: Das Speichern eines Termins als ICS-Datei ist angekündigt (Roadmap-ID 560533), stand im September 2026 aber noch auf „in Entwicklung". Solange die Option fehlt, laden Sie die Person, die den Termin braucht, einfach als Teilnehmer ein; die Einladung enthält die Termindaten und lässt sich in jedem Kalenderprogramm übernehmen. Alternativ speichern Sie den Termin im klassischen Outlook, das sich über den Schalter „Neues Outlook" oben rechts weiterhin öffnen lässt, solange es installiert ist.

Mehrere Termine exportieren

• Klassisches Outlook: Wechseln Sie in den Kalender, markieren Sie den Kalender, den Sie exportieren möchten, und wählen Sie Datei → Kalender speichern. Klicken Sie auf „Weitere Optionen", dann auf den Pfeil bei „Zeitraum" und wählen Sie „Datum angeben", um Anfang und Ende festzulegen. Über den Pfeil bei „Detail" bestimmen Sie, wie viel die Datei verrät, von der reinen Verfügbarkeit bis zu allen Details. Mit „OK" und „Speichern" entsteht eine ICS-Datei mit allen Terminen aus diesem Zeitraum.
• Neues Outlook: Einen Export für einen Zeitraum gibt es nicht. Entweder exportieren Sie den ganzen Kalender wie im nächsten Abschnitt beschrieben, oder Sie nutzen für den Zeitraum das klassische Outlook.

Ganzen Kalender exportieren

• Klassisches Outlook: Derselbe Weg wie für mehrere Termine: Datei → Kalender speichern → „Weitere Optionen", und beim Zeitraum wählen Sie „Vollständiger Kalender". Microsoft weist darauf hin, dass die Datei bei einem großen Zeitraum deutlich wachsen und das Erstellen länger dauern kann.
• Neues Outlook und Outlook im Web: Öffnen Sie im Kalender die Einstellungen und wählen Sie „Freigegebene Kalender". Wählen Sie unter „Kalender veröffentlichen" den Kalender und die Detailstufe aus und klicken Sie auf „Veröffentlichen". Outlook zeigt daraufhin einen HTML-Link und einen ICS-Link; über den ICS-Link lässt sich die ICS-Datei herunterladen und in ein anderes Kalenderprogramm importieren. Wichtig: Ein veröffentlichter Kalender ist für jeden sichtbar, der den Link kennt. Brauchen Sie nur die Datei, heben Sie die Veröffentlichung danach an derselben Stelle mit „Veröffentlichung aufheben" wieder auf.

Wer einen Kalender dauerhaft mit anderen teilen will, schickt statt einer Datei den ICS-Link: Er bleibt aktuell, während eine exportierte Datei eine Momentaufnahme ist.

Was ist eine ICS-Datei überhaupt?

ICS steht für iCalendar und ist ein herstellerneutrales Standardformat zum Austausch von Kalenderinformationen. Eine ICS-Datei ist im Kern eine Textdatei, die einen oder mehrere Termine samt Betreff, Datum, Uhrzeit und Ort beschreibt. Der große Vorteil: Sie funktioniert über Programmgrenzen hinweg. Wer eine ICS-Datei erhält, kann den Termin in Outlook, in Apple Kalender, in Google Kalender oder in andere Anwendungen übernehmen, ohne dass beide Seiten dasselbe Programm nutzen müssen.

Warum das für KMU zählt

Kleine und mittlere Unternehmen tauschen Termine ständig über Unternehmensgrenzen hinweg aus: Beratungstermine, Liefertermine, Webinare oder Veranstaltungseinladungen. Solange alle im klassischen Outlook arbeiteten, war das Speichern und Weitergeben eines Termins als Datei kein Thema. Da Microsoft das neue Outlook für Windows nach und nach zum Standard macht und es unter anderem auf Windows-10-Geräten bereits automatisch installiert wurde, fiel die fehlende ICS-Unterstützung zunehmend auf. Mit der Vorschau vor dem Import erkennen Sie Doppelbuchungen oder falsche Zeitzonen jetzt, bevor sie im Kalender landen. Wenn Sie das neue Outlook tiefer ausreizen möchten, lohnt sich ein Blick auf unseren Beitrag zur Regelverwaltung im neuen Outlook.

Häufige Fragen

Wie exportiere ich meinen Outlook-Kalender als ICS-Datei?

Im klassischen Outlook wechseln Sie in den Kalender und wählen Datei → Kalender speichern. Unter „Weitere Optionen" stellen Sie beim Zeitraum „Vollständiger Kalender" oder mit „Datum angeben" einen eigenen Zeitraum ein, wählen die Detailstufe und speichern die Datei. Im neuen Outlook und in Outlook im Web gibt es keinen Export als Datei: Dort veröffentlichen Sie den Kalender unter Einstellungen → Freigegebene Kalender → „Kalender veröffentlichen", laden die Datei über den ICS-Link herunter und heben die Veröffentlichung danach wieder auf.

Warum öffnet Outlook meine ICS-Datei nicht?

Meist ist ein anderes Programm als Standard für die Dateiendung .ics eingetragen, etwa ein Browser oder die Kalender-App von Windows. Klicken Sie die Datei mit der rechten Maustaste an, wählen Sie „Öffnen mit" und dort Outlook; dauerhaft ändern Sie das in den Windows-Einstellungen unter Apps → Standard-Apps, indem Sie den Dateityp .ics Outlook zuordnen. Reagiert das neue Outlook auf den Doppelklick nicht, ziehen Sie die Datei in die Kalenderansicht oder gehen über „Kalender hinzufügen" → „Aus Datei hochladen". Lässt sich die Datei auch dann nicht öffnen, ist sie meist beschädigt oder keine echte ICS-Datei.

Wie importiere ich eine ICS-Datei in Outlook 365 im Browser?

Öffnen Sie Outlook im Web, wechseln Sie in den Kalender und klicken Sie auf „Kalender hinzufügen". Wählen Sie „Aus Datei hochladen", dann „Durchsuchen", markieren Sie die ICS-Datei und legen Sie im Auswahlfeld fest, in welchen Kalender die Termine sollen. Mit „Importieren" werden alle enthaltenen Termine übernommen. Importierte Termine aktualisieren sich nicht; für Kalender, die sich laufend ändern, nutzen Sie stattdessen „Im Web abonnieren".

Brauche ich für ICS-Dateien im neuen Outlook eine zusätzliche Lizenz?

Nein. Die ICS-Unterstützung ist eine reine Funktionserweiterung des neuen Outlook für Windows. Sie ist nicht an Copilot oder einen höherwertigen Plan gebunden und steht auch in Microsoft 365 Business Basic und Business Standard zur Verfügung.

Ist das Öffnen einer ICS-Datei sicher?

Eine ICS-Datei ist eine Textdatei und an sich kein klassischer Schadcode. Dennoch nutzen Angreifer gefälschte Kalendereinladungen mitunter für Phishing, etwa über enthaltene Links. Behandeln Sie unerwartete Einladungen daher mit der gleichen Vorsicht wie unbekannte E-Mails. Hintergründe finden Sie in unserem Ratgeber zu Social Engineering.

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Die High5Manufaktur GmbH begleitet kleine und mittlere Unternehmen im Raum Karlsruhe bei der Umstellung auf das neue Outlook und beim sinnvollen Einsatz von Microsoft 365. Wir richten Konten ein, schulen Ihre Mitarbeitenden im sicheren Umgang mit Kalender und E-Mail und sorgen über unsere laufende Betreuung mit Monitoring und Patchmanagement dafür, dass neue Funktionen reibungslos und kontrolliert in Ihrem Unternehmen ankommen. Sie möchten Ihre Microsoft-365-Umgebung auf den aktuellen Stand bringen? Vereinbaren Sie ein unverbindliches Erstgespräch.

Quellen

• Microsoft Support: Importieren oder Abonnieren eines Kalenders in Outlook.com oder Outlook im Web
• Microsoft Support: Importieren von Kalendern in Outlook
• Microsoft Support: Exportieren eines Kalenders aus Outlook nach Google Calendar (Kalender speichern, Zeitraum, Detail), abgerufen am 29.09.2026
• Microsoft Support: Freigeben Ihres Kalenders in Outlook im Web (Kalender veröffentlichen, ICS-Link, Veröffentlichung aufheben), abgerufen am 29.09.2026
• Microsoft 365 Roadmap, ID 560534: Outlook: ICS Preview experience
• Microsoft 365 Roadmap, ID 560533: Save calendar events as .ics
• m365admin: Outlook Save calendar events as .ics
• Neowin: Microsoft Teams and Outlook are getting significant changes soon