Outlook-Terminplanungsumfrage: Termine finden ohne Mail-Ping-Pong

Mit der Terminplanungsumfrage verschicken Sie direkt aus Outlook mehrere Terminvorschläge, die Eingeladenen stimmen ab, und Outlook bucht den Termin, sobald Sie eine Option festlegen oder alle erforderlichen Teilnehmer zugestimmt haben. Auch Personen außerhalb Ihres Unternehmens stimmen mit, per Weblink im Browser. Ein separates Umfrage-Tool wie Doodle ist für die Terminfindung damit nicht mehr nötig. Voraussetzung ist ein Microsoft-365-Geschäftskonto mit Postfach in Exchange Online.

Was die Terminplanungsumfrage kann

Die Terminplanungsumfrage (je nach Outlook-Version auch als Planungsumfrage beschriftet) ist die in Outlook integrierte Terminfindung. Sie stellen bis zu 15 Terminoptionen zur Abstimmung, laut Microsoft sind 3 bis 5 empfehlenswert. Outlook unterstützt Sie mit automatischen Vorschlägen: Für Teilnehmer aus dem eigenen Unternehmen wertet es die Kalender aus und zeigt zu jeder Option an, wer verfügbar ist. Die Eingeladenen stimmen anschließend über die Optionen ab, Sie sehen alle Ergebnisse gesammelt und legen den finalen Termin fest. Auf Wunsch endet die Umfrage automatisch zu einem festgelegten Datum.

Für Umfragen jenseits der Terminfindung gibt es Microsoft Forms.

Schritt für Schritt im neuen Outlook

1. Öffnen Sie eine neue E-Mail oder einen neuen Kalendereintrag und tragen Sie alle Teilnehmer in die An-Zeile ein.
2. Wählen Sie im neuen Outlook auf der Registerkarte Nachricht (in einer E-Mail) beziehungsweise Ereignis (im Kalender) die Terminplanungsumfrage aus. Im klassischen Outlook heißt die Schaltfläche Neue Planungsumfrage und liegt auf der Registerkarte Nachricht beziehungsweise Besprechung.
3. Legen Sie Dauer und Zeitraum fest und wählen Sie aus den vorgeschlagenen Zeiten die Optionen aus, über die abgestimmt werden soll.
4. Über Weiter ergänzen Sie Ort oder Teams-Besprechung und passen bei Bedarf die Umfrageeinstellungen an.
5. Mit Umfrage erstellen und Senden geht die Abstimmung an alle Eingeladenen.

Die Funktion steht laut Microsoft in Outlook im Web, im neuen und im klassischen Outlook für Windows sowie in Outlook für Mac zur Verfügung.

Externe Teilnehmer stimmen per Weblink ab

Der häufigste Grund für Doodle und ähnliche Dienste sind Termine mit Kunden oder Partnern außerhalb des eigenen Unternehmens. Genau diesen Fall deckt die Terminplanungsumfrage ab: Externe erhalten dieselbe Umfrage-Mail und stimmen laut Microsoft über den enthaltenen sicheren Weblink im Browser ab. Ihre Verfügbarkeit kann Outlook allerdings nicht einsehen und zeigt sie als unbekannt an. Planen Sie für externe Runden deshalb lieber eine Option mehr ein.

Ein angenehmer Nebeneffekt: Die Terminfindung läuft über Ihre Microsoft-365-Umgebung statt über einen zusätzlichen Drittanbieter. Das ist ein Werkzeug weniger, das Sie im Rahmen Ihrer IT-Compliance im Blick behalten müssen.

Sollen Kunden dagegen selbst einen freien Termin wählen, ist Microsoft Bookings das passende Werkzeug.

Kalender-Blocker und automatische Buchung

Damit vorgeschlagene Zeiten nicht anderweitig verplant werden, setzt Outlook auf Wunsch für jede Option einen vorläufigen Blocker in die Kalender der Beteiligten. Sobald der finale Termin feststeht oder die Umfrage beendet wird, entfernt Outlook alle Blocker automatisch. Wer möchte, aktiviert zusätzlich die automatische Planung: Haben alle erforderlichen Teilnehmer für eine Option zugestimmt, bucht Outlook laut Microsoft selbstständig die früheste passende Option und verschickt die Besprechungseinladungen.

Nicht jeder Eintrag im Kalender ist gewollt. Wie Sie ungefragte Phishing-Termine sicher entfernen, steht in einem eigenen Beitrag.

Soll zur Besprechung auch ein Raum gehören, muss er als Raumpostfach eingerichtet sein; wie das geht, zeigt Raumbuchung in Microsoft Teams einrichten.

Voraussetzungen und Grenzen

Die Terminplanungsumfrage setzt beim Organisator ein Microsoft-365-Geschäftskonto mit Postfach in Exchange Online voraus. Nicht unterstützt werden laut Microsoft Outlook.com-Privatkonten sowie Gmail-, Yahoo- und andere POP- oder IMAP-Konten. Auch aus freigegebenen Postfächern und mit Postfächern auf einem lokalen Exchange-Server lassen sich keine Umfragen erstellen. Liegen Ihre Postfächer noch auf einem eigenen Server, ist das ein weiteres Argument für die Migration zu Microsoft 365.

Häufige Fragen

Brauchen externe Teilnehmer ein Microsoft-Konto?

Externe Teilnehmer erhalten die Umfrage als normale E-Mail und stimmen über den enthaltenen Weblink im Browser ab. Outlook zeigt ihre Verfügbarkeit als unbekannt an, weil es auf fremde Kalender keinen Zugriff hat.

Wird der Termin automatisch gebucht?

Nur wenn Sie die automatische Planung aktivieren. Dann bucht Outlook den Termin, sobald alle erforderlichen Teilnehmer einer Option zugestimmt haben, bei mehreren passenden Optionen die früheste. Andernfalls legen Sie den Termin nach der Abstimmung selbst fest.

Was passiert mit den geblockten Zeiten im Kalender?

Die vorläufigen Blocker für die vorgeschlagenen Optionen verschwinden automatisch, sobald der Termin final geplant oder die Umfrage beendet wird. Ihr Kalender räumt sich also von selbst wieder auf.

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Quellen

• Microsoft Support: Erstellen einer Umfrage für die Terminplanung in Outlook
• Microsoft Support: Find the best meeting time for everyone with Outlook Scheduling Poll
• Microsoft Support: Access Scheduling Poll